%20(1)%20administrasi%20biaya.jpg)
Setelah mahasiswa membaca Buku Materi Pokok (BMP) ISIP4310 Modul 4 dan materi pada laman tutorial online ini, diharapkan mahasiswa dapat mengerjakan Diskusi Sesi 3 berikut.
Gambarkan dan jelaskan proses pengadaan bahan baku yang melewati berbagai alur atau tahapan secara umum
Selamat mengerjakan.
Semoga sukses
PENDAPAT DISKUSI :
Dalam sebuah organisasi yang telah menerapkan prosedur operasional standar
(Standar Operating Procedure), Pengadaan bahan baku dilakukan secara
sistematis. Proses pengadaan bahan baku melewati berbagai alur atau tahapan
yang secara umum digambarkan sebagai berikut:
Dari bagan diatas nampak bahwa proses pengadaan bahan baku dilakukan
pertama-tama dengan adanya permintaan pengadaan bahan baku (atau persediaan
lainnya) dari unit kerja yang melaksanakan kegiatan produksi atau operasi.
Permintaan tersebut disajikan dalam bentuk Bill of Materials yang
berisi daftar kebutuhan bahan baku atau persediaan lainnya yang diperlukan
untuk suatu masa produksi. Form Bill of Materials bisa disajikan
secara manual yaitu mengisi form isian kosong oleh staf produksi yang
berwenang, atau secara semi elektronik yaitu mengisi form tersebut dalam
aplikasi spreadsheet lalu di cetak (print), atau
secara elektronik yaitu dengan mengisi form tersebut dalam sebuah aplikasi
komputer (software).
Daftar kebutuhan bahan baku tersebut selanjutnya diterima oleh kepala
bagian / divisi produksi untuk diperiksa silang (crosscheck)
dengan anggaran produksi (production budget) yang telah ditetapkan
sebelumnya. Apabila permintaan kebutuhan bahan baku ini sesuai dengan anggaran,
maka kepala bagian/divisi produksi akan melakukan otorisasi . Proses ini sama
seperti pengisian bill of materials, yaitu dilakukan secara
manual dan semi-elektronik dengan menandatangan. Atau secara elektronik dengan
membubuhkan digital signature atau dengan mekanisme otirisasi
digital lainnya seperti penggunaan password berlapis pada sistem. Artinya
kepala bagian/divisi produksi menggunakan password yang hanya diketahui oleh
dirinya untuk mengotorisasi permintaan tersebut.
Hasil otorisasi kepala bagian/divisi peoduksi berupa purchase
requisition atau permintaan pembelian yang disampaikan kepada bagian
pengadaan (purchasing atau procurement departement).
Bagian pengadaan juga mengadakan review atau recheck
berdasarkan wewenang yang dimilikinya. Jika disetujui, maka ia akan
mengotorisasi dengan tiga kemungkinan cara yang telah dikemukakan diatas untuk
selanjutnya dibuatkan purchase order atau pemesanan pembelian.
Sebelum dibuat PO, bagian pengadaan akan melakukan pemilihan pemasok
dari daftar pemasok (supplier list). Mekanisme pengadaan sendiri
bisa dilakukan setidaknya dengan dua cara, yaitu penunjukkan langsung atau
lelang.
Pengadaan barang dengan mekanisme penunjukkan langsung dilakukan dengan
cara mencocokkan antara kebutuhan bahan baku dengan kemampuan pemasok baik dari
segi kemampuan jumlah memasok maupun kecocokan harga. Penunjukkan langsung biasanya
dilakukan kepada para pemasok yang sudah biasa berhubungan dengan perusahaan
dengan pertimbangan bahwa pemasok tersebut memiliki kualifikasi yang jelas dan
sudah terbukti. Nilai pengadaan dengan mekanisme ini biasanya relatif kecil.
Sedangkan pengadaan dengan mekanisme lelang biasanya dilakukan untuk mencari
lebih banyak peluang ketersediaan bahan baku atau komoditi lainnya yang realtif
besar dapat dipasok oleh pemasok yang benar-benar kompeten dan mampu memberikan
harga jual yang lebih kompetitif.
Alur selanjutnya adalah disampaikannya PO kepada pemasok terpilih
(berdasarkan dua mekanisme diatas). Pembayaran atau aktivitas pembelian ini
dapat dilakukan baik secara tunai maupun kredit. Namun pada umumnya pembayaran
dilakukan secara kredit dan bertahap. Untuk tujuan pengendalian internal,
pembayaran biasanya dilakukan oleh bagian lain di luar bagian pengadaan. Di
samping mengirimkan PO kepada pemasok, bagian pengadaan juga mengirimkan material
requisition kepada bagian gudang untuk menginformasikan adanya
aktivitas pengadaan. Dokumen berisi informasi tentang jumlah dan nilai
pembelian, pemasok yang ditunjuk, tanggal pengiriman barang, serta unit
produksi yang berhak menerima barang yang dipesan setelah barang tersebut
diterima oleh bagian gudang.
Setelah pemasoj menerima PO, maka ia akan mengirimkan pesanan yang dimaksud
untuk selanjutnya diterima oleh bagian gudang. Bagian gudang akan menerima
barang pesanan untuk selanjutnya diserahkan kepada unit produksi yang memesan
barang atau bahan baku tersebut. Pada saat penerimaan barang, bagian gudang
akan mencatat penerimaan tersebut dalam kartu persediaan untuk selanjutnya
disampaikan kepada Divisi Akuntansi. Demikian pula pada saat penyerahan barang
tersebut kepada unit yang memesan, pencatatan atas penyerahan tersebut
disampaikan kepada Divisi Akuntansi untuk menyesuaikan jumlah persedian yang
tercatat dalam kartu persediaan.
Sumber Menjawab :
- Administrasi Biaya; Dede Abdul Hasyir-Devianti Yunita; ADBI4435; Universitas Terbuka; Edisi
Ketiga; 2023
- Materi Inisiasi III Tutorial Online Administrasi Biaya