DISKUSI 4 TUTORIAL ONLINE TEORI ORGANISASI ( ADPU4341 )

 

DISKUSI 4 :

Diskusikanlah..

Apa yang terjadi jika organisasi tidak mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan dan apa pentingnya teknologi bagi organisasi!

 

PENDAPAT DISKUSI :

Organisasi dan Perubahan Lingkungan.

Kehidupan setiap organisasi tidak terlepas dari pengaruh lingkungan eksternal, karena organisasi sebagai suatu sistem selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Semua organisasi belajar, namun beberapa organisasi tidak dapat belajar cukup cepat untuk bertahan. Organisasi yang tidak responsif dan adaptif terhadap perkembangan lingkungan yang kompleks dan penuh ketidakpastian sudah tentu tidak menguntungkan organisasi dalam menghadapi dunia persaingan yang semakin ketat.

 

Kendati begitu, ada yang patut diperhatikan. Perubahan dalam cara organisasi mengelola waktu, ruang, maupun pengetahuan dapat menimbulkan apa yang disebut desinkronisasi (ketidaksinkronan). Maksudnya, area-area perubahan tadi bergerak dengan laju perubahan yang berbeda-beda, sehingga tidak sinkron satu sama lain.

Kita dapat membayangkan hal itu seperti ini: teknologi bergerak dengan laju 100 km/jam, tapi bisnis melaju 80 km/jam, pemerintah 40 km/jam, dan pendidikan hanya 20 km/jam. Perbedaan kecepatan ini jelas memengaruhi kinerja organisasi. Mengapa? Pendidikan tertinggal di belakang bisnis, karena itu menghasilkan karyawan yang lebih cocok dengan lingkungan bisnis 15 atau 20 tahun yang lampau ketimbang dengan lingkungan sekarang, apa lagi masa depan.

Ketidaksinkronan dapat terjadi di wilayah manapun. Contoh: bila teknologi yang dimiliki perusahaan sangat mutakhir, tapi proses yang dipakai adalah buatan lima tahun lalu, maka teknologi terbaru itu tak dapat dipakai hingga mencapai potensi penuhnya. Begitu pula, jika organisasi diisi oleh anak-anak muda sementara proses kerjanya masih yang lama—akan terjadi ketidakserasian. Bakat yang hebat tidak akan dapat bekerja optimal.

Organisasi yang adaptif mesti memahami bahwa banyak hal harus dikerjakan agar semua aspek—orang/manusia, proses, teknologi, struktur, maupun strategi—dapat berjalan seirinng atau sinkron. Beberapa adaptasi berikut ini menggambarkan apa yang seyogyanya dilakukan oleh organisasi.

Dalam hal manusia/orang, harus ada kemauan untuk menempatkan orang-orang muda pada posisi berpengaruh—mengambil keputusan pada jenjang tertentu. Meskipun belum banyak teruji dan kurang berpengalaman dibandingkan dengan mitranya yang lebih matang, pekerja usia muda umumnya mampu bekerja lebih kolaboratif, berpikir lebih eksperimental, dan menggunakan teknologi mutakhir dengan lebih nyaman.

Pekerja muda juga memberi masukan energi dan pikiran segar ke dalam organisasi. Organisasi membutuhkan perspektif baru untuk menjamin keberhasilannya. Pekerja usia muda harus didengarkan suaranya dan dilibatkan dalam pembentukan strategi organisasi dan masa depannya. Keragaman pandangan mesti dihormati.

Di area proses diperlukan kolaborasi. Area proses berkaitan dengan prosedur operasional perusahaan. Pendekatan yang bersifat top-down terbukti berjalan lambat, serta tidak efektif untuk bekerja di lingkungan baru. Perusahaan harus mulai menumbuhkan budaya kolaboratif agar karyawan bekerja bersama dan bekerja dengan rasa ingin tahu yang besar. Hambatan yang mungkin muncul berasal dari birokrasi yang belum berubah—misalnya, keputusan sepenuhnya dari atas, inisiatif di jenjang lebih bawah tidak diakomodasi. Ketidaksinkronan ini harus diatasi.

Area strategi berkaitan dengan teori kepemimpinan dan manajemen yang memandu kegiatan organisasi. Kepemimpinan tradisional menempatkan eksekutif sebagai pengendali tunggal. Dalam organisasi adaptif, eksekutif lebih fokus pada pengembangan budaya inovasi. Eksekutif memikirkan penciptaan lingkungan yang membuat orang senang datang untuk bekerja, sehingga karyawan mau memberi kontribusi terbaik, merasa diberdayakan dan terlibat.

Selanjutnya, area struktur berkaitan dengan bagaimana area yang berbeda dalam organisasi dapat bekerja sama dengan luwes, misalnya bagian keuangan dan produksi. Di era industrial, lingkungan kerja bersifat hierarkis. Rantai komandonya jelas dan linier, dan tiap-tiap karyawan mengerjakan tugas dalam lingkup job assignment tertentu saja. Di era informasi, organisasi harus mengadopsi struktur berjejaring dan matriks. Tidak ada lagi kontrol yang bersifat eksklusif sehingga bakat-bakat terbaik dari lintas bagian dapat saling bekerjasama.

Di area teknologi, organisasi memanfaatkan sistem informasi, sistem komunikasi, dan alat-alat lain agar operasi bisnis berjalan baik. Selama ini, banyak organisasi membuat kesalahan serupa, yakni memandang teknologi sebagai tulang punggung ketimbang sebagai alat yang memungkinkan alih pengetahuan di antara anggota organisasi. Karena itu, sinkronisasi harus dilakukan dengan cara mengembuskan pandangan baru mengenai teknologi. Teknologi hanyalah alat, apabila unsur-unsur lain tidak berjalan sinkron, maka teknologi mutakhirpun akan mubazir.

 

 

 

 

Pentingnya Teknologi Bagi Organisasi.

Pemanfaatan atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi.

 

Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.

 

Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

 

Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

 

Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat.

 

Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan.Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.

 

 

SUMBER REFERENSI :

BMP ADPU4341; Teori Organisasi; Agus Joko Purwanto; Universitas Terbuka; Februari 2021

http://katarizon.blogspot.com/2013/09/peranan-teknologi-dalam-sebuah.html